La rilevazione e gestione delle presenze via web è oggi al centro di un dibattito che vede coinvolti IT Manager e HR Manager fino allo stesso titolare d’impresa quando questa ha dimensione piccole e piccolissime. La questione sembra banale, ma la rilevazione e gestione delle presenze via web è una tematica che presenta almeno tre risvolti da non sottovalutare per le insidie e le opportunità:
1) aspetti tecnologici
2) aspetti legati alla sicurezza dei dati
3) aspetti normativi
Rilevazione e gestione delle presenze via web: aspetti tecnologici
È questo l’aspetto meno problematico e anche quello che offre migliori opportunità di crescita sia in termini di produttività che di controllo. La tecnologia oggi permette di geolocalizzare i dispositivi mobili e di monitorare in tempo reale i movimenti delle persone. Sviluppata su queste tecnologie, un’applicazione consente la rilevazione e gestione delle presenze via web. Come lo fa? Molto semplicemente. Rileva attraverso i dati combinati di GPRS, WiFi e celle telefoniche, la posizione del dispositivo, le interfaccia a una mappa integrata disponibile su cloud, la visualizza a chi è autorizzato ad accedervi attraverso un comune browser (Chrome, Firefox, IE, …).
La rilevazione e gestione delle presenze via web ha potenzialità che precedentemente non venivano sfruttate. Consente di eliminare i dispositivi di timbratura – e su questo tutti i maggiori produttori di hardware e software stanno faccendo una battaglia senza esclusione di colpi. Ma c’è di più: se, infatti, la rilevazione via web, fino a ieri, consisteva nella timbratura attraverso un personal computer collegato alla rete, da dove il dipendente accedeva con le proprie credenziali per eseguire una “timbratura” virtuale, oggi non c’è bisogno nemmeno di questo.
Spostando il sistema che raccoglie i dati delle timbrature su cloud, un server raggiungibile da qualsiasi dospositivo che si possa connettere dalla rete via cavo ma sempre di più WiFi, 3G, 4G ecc., non ho più bisogno di acquistare o usare un pc. La timbratura viene eseguita direttamente dallo smartphone che dialoga con il database in colud.
C’è di più. Non c’è più bisogno di acquistare e installare software. Ecco, quindi, che con la nuova tecnologia elimino i costi per acquistare hardware e software per la rilevazione e gestione delle presenze via web.
In sostanza, mentre le aziende continuano a venire raggiunte da offerte per passare al nuovo timbratore badge, al marcatempo con impronte digitali, all’ultima novità in fatto di aggiornamento software, esiste un’innovativa modalità per la rilevazione e gestione delle presenze via web direttamente da smartphone.
La grande utilità che si realizza nell’adottare questa soluzione non è soltanto legata all’abbattimento dei costi di acquisto di hardware (timbratore, marcatempo, dispositivo fisso da varco, tessere nfc o badge aziendale RFID, ecc.); non risiede nemmeno nel notevole risparmio di non avere un server in azienda il cui consumo è di circa 700,00 a Euro/anno di energia elettrica, con in più i costi di manutenzioni, le necessità di backup e i rischi di perdita dati. Il più grande beneficio della rilevazione e gestione delle presenze via web è nella possibilità di integrare la rilevazione presenze del personale che opera in azienda con la necessità di controllare il personale che opera fuori dalle mura aziendale, come i tecnici, i dipendenti che fanno lavori tipicamente all’esterno, soprattutto per imprese di pulizie, operatori OSS e altre attività assimilabili.
Rilevazione e gestione delle presenze via web: aspetti legati alla sicurezza dei dati
L’ostacolo maggiore, o perlomeno uno dei più sentiti, quando si tratta di affidare informazioni aziendali alla rete, è quello di non fidarsi dell’integrità e riservatezza dei dati. In modo analogo a quelli che in psicologia sono definiti “bias”, c’è un’errata percezione del rapporto rischi/benefici correlati ai sistemi cloud. La percezione, infatti, che un oggetto chiuso a chiave tra le quattro mura della nostra azienda sia più al sicuro rispetto a un oggetto lontano da noi e non visibile, è un retaggio sorpassato che non si addice più alle odierne tecnologie. Anzi. Spesso i dati nel nostro server sono più a rischio, sia perché il server può essere violato con più facilità rispetto a un sistema cloud quando un dispositivo della rete lan accede al web, sia perché è più esposto a malfunzionamenti o eventi imprevisti e dannosi che possono accadere alla nostra sede (alluvioni, fulmini, incendi,…). Ci dotiamo di unità di backup, cerchiamo di erigere firewall e barriere, ma è difficile raggiungere i livelli di sicurezza di un server cloud. I server cloud – anche quelli proposti da Evolvex e Mobyx – sono certificati ISO 27001.
Questo standard è un complesso di normative internazionali che definiscono i requisiti per l’impostazione e la gestione di un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni, che include aspetti relativi alla sicurezza logica, fisica e organizzativa.
Rilevazione e gestione delle presenze via web: aspetti normativi
Un’altra complessa tematica in merito alla rilevazione e gestione delle presenze via web è quella che investe i combinati disposti sulla Privacy (D.Lgs 196/2003) e sul rispetto della dignità dei lavoratori Legge n.300/1970. Su Il Sole 24 del 4 novembre 2014, è uscito un articolo a firma Falasca che parla degli ultimi provvedimenti del Garante in merito alla geolocalizzazione dei dipendenti. Il Garante si è pronunciato favorevolmente alla geolocalizzazione tramite smartphone, ponendo le consuete limitazioni e garanzie che sono indicate anche nella documentazione di Mobyx a cui si rimanda per approfondire.
